Har du kontroll over Office 365-dataene dine? Har du tilgang til alt du trenger? Reaksjonen er vanligvis, «Selvfølgelig gjør jeg det,» eller «Microsoft tar vare på alt.»

Men hvis du virkelig tenker på det – er du sikker?

Microsoft tar seg av litt, og gir en flott service for sine kunder. Imidlertid er Microsofts primære fokus å administrere Office 365 infrastruktur og opprettholde oppetid til brukerne. De er bemyndigelse DEG med ansvaret for dine data. Misforståelsen om at Microsoft fullt ut sikkerhetskopierer dataene dine på dine vegne er ganske vanlig.

I denne artikkelen undersøker vi farene ved ikke å ha Office 365 backup i ditt arsenal, og hvorfor backup løsninger for Microsoft Office 365 fylle gapet på langtidsoppbevaring og databeskyttelse.

Den store Office 365 misforståelsen

Det er en klar misforståelse mellom Microsofts oppfattede ansvar og brukerens faktiske ansvar for beskyttelse og langsiktig oppbevaring av deres Office 365-data. Den sikkerhetskopiering og gjenoppretting som Microsoft gir og det brukere antar de får er ofte forskjellig.

Som en robust programvare som en tjeneste (SaaS) -plattform, passer Microsoft Office 365 behovene til mange organisasjoner perfekt. Office 365 tilbyr tilgjengelighet og oppetid og sikrer at dine brukere alltid når tjenesten. Office 365 backup kan imidlertid beskytte deg mot mange andre sikkerhetstrusler.

Du eller sjefen din kan tenke, «Office 365 papirkurven godt nok. Den gjennomsnittlige lengden på tiden fra datatap til det faktisk oppdages er over 140 dager. Et sjokkerende stort gap. Sannsynligheten er høy at du ikke vil legge merke til at noe mangler eller er borte til det er for sent for papirkurven.

1. Utilsiktet sletting

Hvis du sletter en bruker, enten du mente det eller ikke, blir slettingen replikert over nettverket, sammen med slettingen av brukerens SharePoint-nettsted og OneDrive-data. Den innebyggede papirkurven og versjonshistorikken som er inkludert i Office 365 kan bare beskytte deg mot tap av data på en begrenset måte. Dette kan endre en enkel gjenoppretting til et stort problem etter at Office 365 har slettet dataene for alltid, eller det har gått lenger enn den innebyggede oppbevaringsperioden. Det er to typer slettinger i Office 365 plattform, myk sletting og hard sletting. Et eksempel på myk sletting tømmer mappen Slettede elementer. Dette kalles ofte også «Permanent sletting.» I dette tilfellet er ikke permanent helt permanent, ettersom elementet fortsatt finnes i mappen Gjenopprettelige elementer. En hard sletting er når et element er merket for å bli renset fra postkassedatabasen helt. Når dette skjer, er det uopprettelig.

2. Hull i oppbevaringsregler og forvirring

Med det raske tempoet i næringslivet i den digitale tidsalderen er endringene raske, kan være vanskelig å følge med på. Akkurat som hardt og mykt sletting, har Office 365 begrensede sikkerhetskopierings- og oppbevaringsregler som bare kan beskytte mot enkelte situasjonsbetingede tap av data, og er ikke ment å være en altomfattende backup løsning. En annen type gjenoppretting, f.eks. gjennoppretting av en mailboks til et gitt tidspunkt, er heller ikke mulig. I tilfellet et katastrofalt problem, kan en backup løsning sin evne til å rulle tilbake til et tidligere tidspunkt før problemet oppstod redde dagen. Med en Office 365 backup løsning, finnes det ikke lenger hull i oppbevaringsreglene eller fleksibiliten til å gjenopprette. Kortsiktig sikkerhetskopier eller langsiktige arkiver, alt er tilgjengelig for å gjøre data gjenoppretting raskt, enkelt og pålitelig.

3. Interne sikkerhetstrusler

Ideen om en sikkerhetstrussel bringer tankene på hackere og virus. Imidlertid opplever virksomheter ofte trusler fra innsiden, og de skjer oftere enn du tror. Organisasjoner er utsatt for farer fra egne ansatte, både med hensikt og de som er utilsiktet. Tilgang til filer og kontakter endres så raskt, at det kan være vanskelig å holde øye med de som du har full tillit til. Microsoft har ingen mulighet til å se forskjell på en vanlig bruker og en ansatt som må slutte og forsøker å slette kritiske bedriftsdata før de går. I tillegg kan enkelte brukere uvitende skape alvorlige trusler ved å laste ned infiserte filer eller ved et uhell lekke brukernavn og passord til nettsteder de trodde de kunne stole på. Et annet eksempel er manipulering av bevis. Forestill deg en ansatt som strategisk sletter inkriminerende e-postmeldinger eller filer – og holde disse utenfor rekkevidden av juridiske, eller personalavdelinger.

4. Eksterne sikkerhetstrusler

Malware og virus, som ransomware, har gjort alvorlig skade på organisasjoner over hele verden. Ikke bare er selskapenes omdømme i fare, men også personvern og sikkerhet for interne- og kunder data. Eksterne trusler kan snike seg inn via e-post og vedlegg, og det er ikke alltid nok å lære opp brukere på hva du skal se etter – spesielt når infiserte meldinger virker veldig overbevisende. Exchange Onlines begrensede backup/gjenoppretting funksjoner er utilstrekkelig til å håndtere alvorlige angrep. Regelmessige sikkerhetskopier vil bidra til å sikre at en separat kopi av dine dataene er uinfisert og at du kan gjenopprette raskt.

 

5 Juridisk og andre krav

Noen ganger må du uventet hente e-post, filer eller andre typer data i forbindelse med rettslige skritt. Dette er noe du tror aldri kommer til å skje med deg før det gjør akkurat det. Microsoft har bygget inn et par sikkerhetsnett, (Litigation Hold), men igjen er dette ikke en robust backup løsning i stand til å holde din bedrift ute av juridiske problemer. For eksempel, hvis du ved et uhell sletter en bruker, vil deres postkasse, personlig SharePoint-nettsted og OneDrive konto også slettes. Juridiske krav, bedriftskrav og tilgangsbestemmelsene varierer mellom bransjer og land, men bøter, straffer og juridiske tvister er tre ting du ikke har plass til på oppgavelisten din.

6 Administrere hybrid e-post distribusjoner og migrering

Organisasjoner som innfører Office 365 trenger vanligvis et tidsvindu mellom lokal Exchange og Office 365 Exchange Online. Noen lar også en liten del av de eldre systemene lever videre for å ha økt fleksibilitet og ekstra kontroll. Disse hybrid e-post løsningene er vanlige, men utgjør ytterligere utfordringer. Den rette Office 365 backup-løsningen bør kunne håndtere hybrid-distribusjon av e-post, og behandle dataene likt, uansett hva kilden er.

 

 

Konklusjon

Det finnes kanskje sikkerhetshull du kanskje ikke har vært oppmerksom på før. Du har allerede gjort en smart forretningsbeslutning om å innføre Microsoft Office 365, det du nå trenger er en sikkerhetskopi løsning som gir deg både full tilgang og fullfør kontrollen over dine Office 365-data og unngå unødvendig risiko for tap.

Administrator tilbyr 2 produkter som kan utføre sikkerhetskopiering av Office365, dette er Administrator Backup Pro og Veeam. Ta kontakt for mer informasjon.